Documento electrónico: Lo impensable, hecho realidad
Más de 20 años de mitos urbanos (De todo tipo), finalizaron con la situación a la que nos llevó el COVID-19: Darnos cuenta que en todas las instancias de cualquier organización se pueden hacer muchos procesos completamente digitales, sin que medie un documento impreso y firmado.
Bastó que tuviésemos obligatoriamente que estar en casa para que el tsunami de normas, decretos, leyes, directrices, directivas y otros más se alinearan y fluyeran suavemente para darle peso a los mensajes de datos… si, esos mensajes de datos de los que hablábamos desde 1999 (Por cierto, la Ley nos obligaba).
Hoy un proceso de envío de documentos por medios electrónicos como el correo o el drive, una propuesta de minuta de contrato y de obligaciones nunca impresa, una aceptación formal jamás física convergen en un contrato que hace vinculante una relación contractual para las partes.
Ese, precisamente ese proceso de contratación que era imposible hacerlo así aún contando con toda la posibilidad técnica desde hace muchos años, hoy, por arte de magia de la pandemia, es milagrosamente posible.
El reto ahora, superado lo tecnológico y lo normativo, es lo técnico archivístico.
Quiero ver mi contrato, así tal cual como se logró hoy, pero dentro de 20 años, manteniendo su vínculo archivístico, haciendo parte del expediente del contrato, surtiendo todos los procesos de transferencia, conservación y tantos más que mis queridos amigos archivistas saben hacer desde hace muchos, muchos años a partir de todos esos planes y programas del PGD. Quiero escuchar sus opiniones expertas de cómo logramos un archivo digital con esta nueva realidad cumpliendo con todas las definiciones de la práctica archivística.
Con el documento electrónico real parece que, por fin, veremos el final de la tristemente célebre frase: “fotocopia al 150%”